Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, sổ BHXH được cấp cho từng người lao động, trong đó ghi nhận thông tin cơ bản về nhân thân, quá trình đóng, hưởng, giải quyết các chế độ BHXH và những thông tin liên quan.
Hiện nay, thủ tục hành chính về BHXH vẫn quy định riêng trường hợp gộp sổ BHXH khi một người có từ 2 sổ trở lên, áp dụng đối với cả tổ chức thực hiện và cá nhân trực tiếp thực hiện.
Do đó, trường hợp có từ 2 sổ BHXH trở lên, người lao động nên thực hiện thủ tục gộp sổ để thống nhất dữ liệu về quá trình tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và thuận tiện cho việc giải quyết quyền lợi sau này.
Một điểm đáng chú ý là từ ngày 1/1/2026, sổ BHXH được cấp bằng bản điện tử. Sổ BHXH bản giấy chỉ được cấp khi người tham gia có yêu cầu.
Theo Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, sổ BHXH điện tử và bản giấy có giá trị pháp lý như nhau.
Việc quản lý sổ BHXH dưới dạng điện tử giúp người tham gia thuận tiện hơn trong việc theo dõi quá trình đóng, hưởng cũng như thực hiện các thủ tục liên quan.
Hồ sơ gộp sổ BHXH gồm những gì?
Theo Điều 4 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH, người tham gia BHXH kê khai Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS, kèm theo bản sao giấy tờ liên quan nếu có.
Riêng đối với thủ tục gộp sổ BHXH, hồ sơ gồm:
- Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS;
- Các sổ BHXH bản giấy đề nghị gộp, nếu có.
Trường hợp đồng thời phát sinh yêu cầu điều chỉnh thông tin hoặc cần chứng minh thông tin có liên quan, người tham gia cung cấp thêm giấy tờ tương ứng theo quy định.
Số lượng hồ sơ cần nộp là 1 bộ.
Người lao động có thể nộp hồ sơ bằng những cách nào?
Theo điểm c khoản 1 Điều 4 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH, người tham gia có thể nộp hồ sơ gộp sổ BHXH:
- Thông qua đơn vị sử dụng lao động;
- Hoặc nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH.
Thủ tục gộp sổ BHXH thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH tỉnh hoặc BHXH cơ sở.
Cơ quan BHXH thực hiện gộp sổ tại đơn vị sử dụng lao động đang tham gia hoặc tại nơi cư trú của người tham gia.
Ngoài hình thức nộp trực tiếp, thủ tục gộp sổ BHXH hiện được công bố là dịch vụ công trực tuyến toàn trình, áp dụng cho cả tổ chức và cá nhân.
Người thực hiện có thể lựa chọn giao dịch điện tử hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính theo hệ thống dịch vụ công BHXH.
Hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan BHXH phải thông báo trong 3 ngày làm việc
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH thực hiện cập nhật dữ liệu và giải quyết theo Điều 5 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH.
Nếu hồ sơ hoặc dữ liệu chưa đầy đủ, chưa chính xác, cơ quan BHXH sẽ hướng dẫn người tham gia bổ sung, hoàn thiện hoặc trả lại hồ sơ kèm lý do.
Thời gian thông báo trả lại hồ sơ hoặc hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Gộp sổ có thời gian đóng trùng được xử lý thế nào?
Theo điểm e khoản 2.2 Điều 5 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH, cơ quan BHXH thực hiện gộp sổ theo Phiếu đề nghị gộp sổ BHXH Mẫu C18-TS.
Trường hợp có thời gian đóng trùng, cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả phần đóng trùng theo quy định.
Cụ thể, nếu thời gian đóng trên các sổ không trùng nhau, cơ quan BHXH sẽ gộp toàn bộ quá trình tham gia vào dữ liệu BHXH của người lao động.
Nếu có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau, cơ quan BHXH sẽ xử lý và hoàn trả phần đóng trùng theo quy định.
Sau khi gộp sổ, người lao động nhận kết quả ra sao?
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Quyết định 366/QĐ-BHXH, sổ BHXH hiện được quản lý cả dưới dạng điện tử và bản giấy.
Đối với người đăng ký sử dụng bản điện tử, sau khi hồ sơ được xử lý, dữ liệu sổ BHXH được trả vào kho quản lý dữ liệu điện tử, ứng dụng VssID và email của người tham gia.
Người tham gia có thể truy cập VNeID mức độ 2, ứng dụng VssID hoặc email để nhận, quản lý và sử dụng thông tin sổ BHXH điện tử theo quy định.
Trường hợp người tham gia đăng ký nhận sổ BHXH bản giấy, cơ quan BHXH sẽ in và trả sổ theo hình thức đã đăng ký.
Như vậy, người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên nên chủ động thực hiện thủ tục gộp sổ để dữ liệu quá trình tham gia được thống nhất, tránh phát sinh vướng mắc khi giải quyết các chế độ BHXH sau này.
