Thực hiện nghiêm túc, hiệu quả chỉ đạo của Bộ Công an về công tác số hóa hồ sơ, tài liệu; lập thành tích thiết thực chào mừng kỷ niệm 70 năm ngày Giải phóng Thủ đô, Công an TP Hà Nội đã triển khai kế hoạch “Tăng cường, đẩy mạnh thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ, tài liệu hình TP biến trong Công an TP Hà Nội”, quyết tâm bảo đảm chỉ tiêu đến hết ngày 31/12/2025 hoàn thành số hóa 100% văn bản đi do Công an TP, Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã phát hành trong giai đoạn từ 06/8/2018 đến hết ngày 31/12/2025, góp phần tiến tới hoàn thành số hóa 100% hồ sơ, tài liệu hình TP biến trong Công an Thành phố.
Theo Giai đoạn đầu đến hết ngày 30/6/2024: Tổ chức thu thập, sắp xếp, chỉnh lý khối hồ sơ tập lưu văn bản đi của Công an Thành phố, Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã, phát hành trong giai đoạn từ ngày 06/8/2018 đến ngày 31/12/2023. Trong giai đoạn đầu, lực lượng nòng cốt thực hiện số hóa tài liệu là đoàn viên thanh niên Phòng Tham mưu CATP. Giai đoạn 2 (từ ngày 01/7/2024 đến hết ngày 15/9/2024): Căn cứ kết quả chỉnh lý hồ sơ của giai đoạn đầu, hoàn thành việc số hóa tài liệu theo đúng tiến độ của kế hoạch.
Công an Hà Nội tăng cường số hóa hồ sơ, tài liệu, góp phần cải cách thủ tục hành chính. Ảnh: Báo Công an nhân dân
Quá trình bắt tay vào số hóa tài liệu gặp phải không ít khó khăn. Đầu tiên là khó khăn trong việc tập hợp đầy đủ văn bản gốc. Nguồn lực để tổ chức triển khai, thực hiện việc số hóa còn hạn chế do cán bộ thực hiện công tác lưu trữ còn “mỏng”. Bên cạnh đó, hệ thống máy móc, trang thiết bị cần thiết phục vụ cho việc số hóa tài liệu còn thiếu, chưa đáp ứng được yêu cầu công tác…
Chia sẻ với Báo Công an nhân dân, Đại úy Lê Thị Thu Thủy, cán bộ văn thư Công an TP Hà Nội cho biết: “Đây là nhiệm vụ mới, chưa có tiền lệ; bên cạnh đó, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại Công an các đơn vị, quận, huyện, thị xã đa phần chưa được đào tạo bài bản về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nên việc triển khai thực hiện công tác số hóa còn lúng túng, nhất là việc số hóa và lưu trữ đối với tài liệu có độ "Tuyệt mật". Trong khi đó, đây là chủ trương quan trọng, muốn thực hiện được phải có sự thống nhất…”.
Để đảm bảo tiến độ, chị và các cán bộ Tổ số hoá Phòng tham mưu thường xuyên phải làm việc ngoài giờ; đồng thời đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện nhiệm vụ, góp phần đẩy nhanh tiến độ, vượt chỉ tiêu kế hoạch đề ra.
Điểm nhấn nổi bật là việc áp dụng công nghệ thông tin, sử dụng phối hợp các phần mềm văn phòng để lập trình, chuẩn hóa kho dữ liệu sẵn có trong phần mềm Lotus Note thành dữ liệu hoàn chỉnh, giúp rút ngắn đáng kể thời gian thực hiện một quy trình số hóa và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu.
Với tinh thần quyết tâm, nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ được giao, Công an TP Hà Nội đạt được những kết quả ấn tượng đến hết ngày 10/9 đã hoàn thiện số hóa, tổng số 1.103 hồ sơ, tương đương 330.900 tờ tài liệu, đạt 100% chỉ tiêu công tác đã đề ra, hoàn thành sớm hơn 5 ngày so với tiến độ dự kiến). Không dừng lại ở đó, Công an TP Hà Nội đã tổ chức số hóa hồ sơ, tập lưu văn bản đi do Công an TP phát hành từ ngày 1/1/2024 đến hết ngày 30/6/2024, với tổng số 191 hồ sơ (tương đương 57.300 tờ tài liệu, vượt chỉ tiêu công tác đã đề ra)…
Trao đổi với Báo Kinh tế và Đô thị, Thượng tá Dương Minh Tuyến, Phó Trưởng phòng Tham mưu, người giữ vai trò chỉ huy trưởng công tác số hóa tài liệu hình thành phổ biến trong Công an Thành phố, nhấn mạnh: “Đây được coi là bước “chuyển mình” quan trọng trong công tác số hóa hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến, đưa công tác hồ sơ từ quản lý đơn thuần, thủ công đến lưu trữ điện tử hóa hồ sơ trên môi trường điện tử, phục vụ công tác quản lý, tra cứu, khai thác thông tin, hồ sơ, tài liệu trên các hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử, góp phần cải cách thủ tục hành chính trong Công an Nhân dân nói chung và Công an Thủ đô nói riêng”.
