Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, kể từ ngày 1/7/2025, người lao động sau khi nghỉ việc, đạt độ tuổi nghỉ hưu và có ít nhất 15 năm tham gia BHXH có thể đủ điều kiện nhận lương hưu hằng tháng.
Trong năm 2026, tuổi nghỉ hưu theo điều kiện lao động bình thường được xác định là 61 tuổi 6 tháng đối với nam và 57 tuổi đối với nữ. Để bảo đảm quyền lợi khi làm thủ tục nghỉ hưu, trước thời điểm này, người lao động nên chủ động kiểm tra, đối chiếu 7 nhóm giấy tờ quan trọng sau đây.
Căn cước hoặc hộ chiếu
Người lao động cần kiểm tra kỹ các thông tin cơ bản như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính và số định danh cá nhân để bảo đảm trùng khớp với dữ liệu mà cơ quan BHXH đang lưu trữ.
Những sai sót như nhầm ngày sinh, thiếu tên đệm hoặc thông tin giữa các giấy tờ không đồng nhất có thể ảnh hưởng đến việc xác định thời điểm nghỉ hưu, đồng thời khiến quá trình giải quyết chế độ kéo dài do phải bổ sung, điều chỉnh hồ sơ. Vì vậy, khi phát hiện bất kỳ điểm chưa chính xác nào, người lao động nên chủ động hoàn tất việc cập nhật, điều chỉnh trước khi gửi hồ sơ đề nghị hưởng lương hưu.
Sổ BHXH và toàn bộ quá trình đóng
Người lao động nên rà soát toàn bộ quá trình tham gia BHXH, bao gồm tổng số năm đã đóng, tên các đơn vị công tác, mức tiền lương được sử dụng để đóng BHXH và thời gian tham gia tại từng nơi.
Cần đặc biệt kiểm tra những giai đoạn chuyển đổi công việc, doanh nghiệp ngừng hoạt động, chậm đóng hoặc còn nợ BHXH, cũng như trường hợp một người được ghi nhận từ hai mã số BHXH trở lên. Nếu phát hiện thời gian đóng bị thiếu, chưa được ghi nhận hoặc chưa hoàn tất xác nhận, người lao động nên sớm liên hệ với đơn vị sử dụng lao động và cơ quan BHXH để được kiểm tra, điều chỉnh, bảo đảm quyền lợi khi giải quyết chế độ hưu trí.
Hợp đồng lao động, quyết định nâng lương và hồ sơ công tác
Các loại giấy tờ này không được xem là thành phần bắt buộc trong tất cả hồ sơ đề nghị hưởng lương hưu. Tuy nhiên, chúng có thể trở thành căn cứ cần thiết nếu dữ liệu về quá trình đóng BHXH còn thiếu, mức tiền lương đóng chưa chính xác hoặc thông tin về chức danh, nơi làm việc chưa được cập nhật đầy đủ.
Do đó, người lao động nên chủ động bảo quản hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, nâng lương, bảng lương cùng các tài liệu khác chứng minh thời gian công tác. Những giấy tờ này đặc biệt hữu ích đối với các giai đoạn làm việc chưa được cơ quan BHXH ghi nhận hoặc thông tin còn có sự sai lệch.
Văn bản xác định việc chấm dứt hợp đồng hoặc chấm dứt làm việc
Với người lao động đang tham gia BHXH bắt buộc, giấy tờ xác nhận việc chấm dứt quan hệ lao động là một trong hai thành phần chính của hồ sơ đề nghị hưởng lương hưu, cùng với sổ BHXH.
Trước khi hoàn tất thủ tục, cần đối chiếu kỹ ngày chấm dứt hợp đồng, thời điểm đáp ứng điều kiện về tuổi nghỉ hưu và các thông tin cá nhân trên văn bản. Nếu thời gian ghi nhận không chính xác hoặc có sự chênh lệch, việc xác định thời điểm bắt đầu được hưởng lương hưu có thể bị ảnh hưởng.
Văn bản đề nghị hưởng lương hưu
Đối với người đã bảo lưu thời gian tham gia BHXH hoặc đang đóng BHXH tự nguyện, văn bản đề nghị hưởng lương hưu là giấy tờ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục. Nội dung kê khai cần bảo đảm đầy đủ và chính xác để tránh phải điều chỉnh, bổ sung hồ sơ.
Người lao động nên kiểm tra kỹ thông tin về nơi cư trú, số điện thoại liên hệ, thời điểm đề nghị bắt đầu nhận lương hưu và phương thức nhận tiền. Trường hợp đăng ký nhận lương hưu qua tài khoản ngân hàng, cần bảo đảm tài khoản được kê khai chính xác và đứng tên người trực tiếp hưởng chế độ.
Biên bản giám định khả năng lao động
Trường hợp đề nghị hưởng lương hưu vì bị suy giảm khả năng lao động, người lao động cần chuẩn bị biên bản giám định của Hội đồng Giám định y khoa hoặc giấy xác nhận về mức độ khuyết tật theo đúng quy định.
Đáng lưu ý, quy định về tối thiểu 15 năm đóng BHXH để hưởng lương hưu không áp dụng đối với diện nghỉ hưu do suy giảm khả năng lao động. Theo Luật BHXH 2024, người thuộc trường hợp này phải có ít nhất 20 năm đóng BHXH bắt buộc, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về độ tuổi và tỷ lệ suy giảm khả năng lao động theo quy định.
Giấy tờ chứng minh thời gian làm nghề hoặc công tác đặc thù
Những người từng làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; công tác tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; phục vụ trong quân đội, công an hoặc có quá trình công tác từ trước năm 1995 nên kiểm tra kỹ các tài liệu liên quan đến thời gian làm việc này.
Hồ sơ có thể bao gồm quyết định tuyển dụng, điều động, chuyển ngành, phục viên, xuất ngũ, lý lịch công tác hoặc giấy tờ chứng minh nơi làm việc và đặc điểm công việc. Các tài liệu này giúp làm căn cứ xác định điều kiện nghỉ hưu, nhất là khi dữ liệu tham gia BHXH hiện có chưa phản ánh đầy đủ quá trình công tác.
Theo Điều 77 và Điều 105 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, không phải mọi trường hợp đều phải nộp đầy đủ cả 7 nhóm giấy tờ nêu trên. Người đang tham gia BHXH bắt buộc về cơ bản cần sổ BHXH cùng văn bản xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động hoặc chấm dứt làm việc. Với người bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc tham gia BHXH tự nguyện, hồ sơ chủ yếu gồm sổ BHXH và văn bản đề nghị hưởng lương hưu.
Hồ sơ được gửi trong thời hạn 20 ngày trước thời điểm đủ điều kiện hưởng lương hưu. Sau khi tiếp nhận đầy đủ giấy tờ, cơ quan BHXH có trách nhiệm giải quyết trong thời hạn 20 ngày, không tính ngày nghỉ lễ, Tết. Trường hợp không giải quyết, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ nguyên nhân.
