Kể từ ngày 15/12/2025, người lao động khi mua hàng hóa, dịch vụ thay cho công ty phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch có giá trị từng lần từ 5.000.000 đồng trở lên để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
(Căn cứ tiết c.2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP)
Cụ thể như sau:
Trường hợp doanh nghiệp phát sinh các khoản chi do doanh nghiệp ủy quyền/giao cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ 05 triệu đồng trở lên mà các khoản chi phí này được thanh toán bởi người lao động bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt thì tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ theo quy định.
- Quy chế nội bộ/Quyết định ủy quyền: Văn bản của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép NLĐ thanh toán hộ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Chứng từ hoàn trả: Doanh nghiệp thực hiện thanh toán lại khoản tiền này cho NLĐ thông qua hình thức không dùng tiền mặt.
- Chứng từ của NLĐ: Chứng từ chứng minh NLĐ đã thanh toán không dùng tiền mặt cho nhà cung cấp (ví dụ: sao kê tài khoản cá nhân, giấy báo nợ/có, ảnh chụp giao dịch Internet Banking/Mobile Banking).
(Căn cứ điểm b khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC).
Công ty ép buộc nhân viên chi tiêu lương vào việc mua hàng hóa của công ty sẽ xử phạt như thế nào?
Tại khoản 2 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định như sau:
Vi phạm quy định về tiền lương
…
2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: ... hạn chế hoặc can thiệp vào quyền tự quyết chi tiêu lương của người lao động; ép buộc người lao động chi tiêu lương vào việc mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ của người sử dụng lao động hoặc của đơn vị khác mà người sử dụng lao động chỉ định ... theo một trong các mức sau đây:
a) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
d) Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
đ) Từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
…
Lưu ý: Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức xử phạt hành chính nêu trên chỉ áp dụng đối với cá nhân, trường hợp tổ chức vi phạm thì sẽ bị xử phạt hành chính gấp đôi so với cá nhân.
Theo đó, công ty ép buộc nhân viên chi tiêu lương vào việc mua hàng hóa của công ty sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt tiền lên đến 100.000.000 tùy theo số lượng người vi phạm.
