Theo Điều 8 Thông tư 31/2026/TT-BCT, quy định về lưu trữ hồ sơ, dữ liệu truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương bắt đầu áp dụng từ ngày 1/7/2026.
Hàng có hạn sử dụng phải lưu dữ liệu ít nhất 12 tháng sau khi hết hạn
Quy định mới xác định thời gian lưu giữ dữ liệu truy xuất nguồn gốc tùy theo đặc điểm của sản phẩm, hàng hóa.
Đối với hàng hóa có hạn sử dụng, dữ liệu truy xuất phải được lưu giữ tối thiểu 12 tháng kể từ thời điểm hàng hóa hết hạn sử dụng.
Đối với hàng hóa không có hạn sử dụng, thời gian lưu giữ tối thiểu là 60 tháng.
Theo quy định, dữ liệu được lưu giữ trên hệ thống truy xuất nguồn gốc nội bộ của thương nhân phải được kết nối, chia sẻ với Hệ thống truy xuất nguồn gốc hàng hóa của Bộ Công Thương.
Hệ thống phải bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, có cơ chế kiểm soát thay đổi và ghi nhận lịch sử cập nhật. Đồng thời, thông tin phải luôn trong trạng thái sẵn sàng cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.
Hồ sơ, dữ liệu truy xuất nguồn gốc cũng phải được lưu bằng phương tiện điện tử, đáp ứng yêu cầu về an toàn, bảo mật, toàn vẹn dữ liệu và có khả năng truy cập, trích xuất dễ dàng khi thực hiện truy xuất hoặc khi cơ quan nhà nước yêu cầu.
Hàng nhập khẩu phải khai báo thêm thông tin gì?
Bên cạnh yêu cầu lưu trữ, bài viết cũng dẫn Điều 6 Thông tư 31/2026/TT-BCT về thông tin tối thiểu thương nhân phải khai báo khi thực hiện truy xuất nguồn gốc.
Đối với sản phẩm, hàng hóa lưu thông trong nước, các thông tin gồm tên và xuất xứ sản phẩm; hình ảnh; tên, địa chỉ đơn vị sản xuất, kinh doanh; mã truy xuất nguồn gốc nếu có; các sự kiện theo dõi trọng yếu trong chuỗi cung ứng; thương hiệu, nhãn hiệu, số lô, số sê-ri nếu có; hạn sử dụng và các tiêu chuẩn, quy chuẩn được áp dụng.
Riêng đối với hàng hóa nhập khẩu, ngoài những nội dung trên, thương nhân phải khai báo thêm tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị nhập khẩu và thông tin về nhà phân phối chính thức tại Việt Nam nếu có.
Có thể tạm dừng hiển thị thông tin truy xuất nguồn gốc
Điều 11 Thông tư 31/2026/TT-BCT cũng quy định về quản lý, sử dụng mã định danh và mã truy xuất nguồn gốc hàng hóa.
Theo đó, thương nhân chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng mã đúng mục đích và gắn mã trên vật mang dữ liệu theo quy định.
Khi phát hiện dấu hiệu vi phạm, nguy cơ mất an toàn hoặc nhận được yêu cầu bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Bộ Công Thương sẽ tiến hành rà soát thông tin trên hệ thống.
Nếu dấu hiệu vi phạm xuất phát từ phản ánh của tổ chức, cá nhân, thương nhân được yêu cầu giải trình, làm rõ trong thời hạn 24 giờ. Tuy nhiên, trong trường hợp cần phòng ngừa rủi ro, bảo vệ người tiêu dùng hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, thông tin truy xuất nguồn gốc có thể bị tạm dừng hiển thị ngay.
Việc hiển thị được khôi phục sau khi có kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
Những trường hợp có thể bị hủy xác nhận hiển thị
Bộ Công Thương có thể hủy xác nhận hiển thị thông tin truy xuất nguồn gốc trên hệ thống trong một số trường hợp.
Trong đó có việc thương nhân cung cấp thông tin không chính xác, không trung thực hoặc làm sai lệch bản chất thông tin sản phẩm, hàng hóa; không duy trì và cập nhật đầy đủ, liên tục dữ liệu truy xuất nguồn gốc; có kết luận của cơ quan nhà nước về hành vi vi phạm liên quan đến sản phẩm, hàng hóa; hoặc không thực hiện đầy đủ yêu cầu khắc phục trong thời hạn được thông báo.
Như vậy, việc lưu trữ, kết nối và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu truy xuất nguồn gốc trở thành nội dung quan trọng mà thương nhân cần lưu ý, đặc biệt với yêu cầu lưu dữ liệu tối thiểu 12 tháng hoặc 60 tháng tùy loại hàng hóa.
